Formål
Studieskolens whistleblowerordning har til formål at øge mulighederne for, at Studieskolens medarbejdere frit kan ytre sig om kritisable forhold på arbejdspladsen uden at frygte for negative konsekvenser. Formålet med whistleblowerordningen er altså at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle (lov)overtrædelser og alvorlige uregelmæssigheder.Ordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på Studieskolen om fejl og utilfredsstillende forhold. Ordningen er desuden et supplement til eksisterende muligheder, fx henvendelse til nærmeste leder, HR-afdelingen, TR (for dansk) eller arbejdsmiljøudvalget.
Vi opfordrer medarbejderne til at bruge whistleblowerordningen, så eventuelle overtrædelser kan blive håndteret hurtigt og effektivt internt. Whistlebloweren kan dog frit vælge mellem at indberette til Studieskolens interne whistleblowerordning eller via det nationale eksterne system, der administreres af Datatilsynet.
Studieskolens whistleblowerenhed
Indberetninger til Studieskolens whistleblowerordning bliver behandlet af HR. I nogle tilfælde kan der i behandlingen af indberetninger, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, inddrages hjælp fra en ekstern part, fx advokat eller revisor.Oplysninger, der kan indberettes om
Studieskolens whistleblowerordning kan anvendes til indberetning af oplysninger om alvorlige overtrædelser eller øvrige alvorlige forhold, som ikke nødvendigvis kan henføres til en bestemt lovovertrædelse.
Der kan indberettes om forhold, som har fundet sted eller vil finde sted på Studieskolen. Det forudsættes, at whistlebloweren er i god tro om oplysningernes rigtighed.
En lovovertrædelse eller et andet forhold vil som udgangspunkt være alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få handlingen frem i lyset.
Dette omfatter, men er ikke begrænset til:
- Korruption.
- Bestikkelse.
- Tyveri.
- Underslæb.
- Bedrageri.
- Seksuel chikane.
- Grov chikane, fx på grund af race, køn, farve, sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold.
Hvad kan der ikke indberettes om
Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold er som udgangspunkt ikke omfattet, medmindre der er tale om seksuel chikane eller grov chikane.
Oplysninger om øvrige forhold, herunder oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, bl.a. regler om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, privat brug af kontorartikler og oplysninger om andre personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, vil som udgangspunkt ikke anses som grove overtrædelser og skal derfor ikke indberettes til whistleblowerordningen.
Overtrædelser af bagatelagtig karakter er heller ikke omfattet.
Indberetning af overtrædelser
Studieskolens ansatte kan indberette til Studieskolens whistleblowerordning skriftligt via mail: whistleblower@studieskolen.dk. Kun whistleblowerenheden har adgang til denne mail.
Hvem kan indgive oplysninger til whistleblowerordningen?
Alle Studieskolens ansatte kan anvende Studieskolens whistleblowerordning.
Behandling af indberetninger
Efter en indberetning vil Studieskolens whistleblowerenhed bekræfte modtagelsen inden for syv dage. Det vil ske i form af en skriftlig kvittering fra whistleblowerenheden.
Studieskolens whistleblowerenhed vil herefter følge omhyggeligt op på indberetningen. Indberetningens indhold og karakter er afgørende for, hvordan der skal følges op.
Whistleblowerenheden vil først tage stilling til, om indberetningen falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde. Hvis indberetningen falder uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart ubegrundet, bliver indberetningen afvist. Whistlebloweren vil få besked herom.
Hvis indberetningen falder inden for lovens anvendelsesområde, bliver indberetningen behandlet. Det indebærer blandt andet, at Studieskolens whistleblowerenhed, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil indhente yderligere oplysninger internt i organisationen. Efter omstændighederne kan det også medføre yderligere dialog med whistlebloweren.
Eksempler på opfølgning:
- Iværksættelse af en intern undersøgelse på Studieskolen.
- Iværksættelse af en ekstern undersøgelse.
- Orientering af Studieskolens øverste ledelse eller bestyrelse.
- Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed.
- Sagsafslutning på grund af manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale.
Whistleblowerenheden vil inden for tre måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen give feedback til whistlebloweren.
Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil Studieskolens whistleblowerenhed underrette whistlebloweren herom, og om eventuel yderligere feedback kan forventes. Det kan fx skyldes, at der er iværksat en intern eller ekstern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for fristen.
Feedbacken skal overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder blandt andet, at der skal være et grundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det afhænger af en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.
Tavshedspligt og behandling af oplysninger
Medarbejdere, der er tilknyttet Studieskolens whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne.
Tavshedspligten omfatter kun oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis der bliver indledt en sag efter en indberetning, vil de øvrige oplysninger, der bliver indsamlet i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten.
Studieskolens whistleblowerenhed behandler så vidt muligt alle indberetninger fortroligt.
Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven. Studieskolens whistleblowerenhed kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med Studieskolens whistleblowerordning.
Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, fx med det formål at følge op på indberetningerne. Whistlebloweren får besked inden videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det kan fx være, hvis en underretning kan medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.
Beskyttelse af whistleblowere
En whistleblower må ikke udsættes for trusler om eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har indberettet eller offentliggjort overtrædelser via whistleblowerordningen. Det er heller ikke tilladt at hindre eller forsøge at forhindre whistlebloweren i at indberette overtrædelser.
Med repressalier menes her enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en intern eller ekstern indberetning, der forårsager eller kan forårsage whistlebloweren skade.
Whistlebloweren kan ikke holdes til ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har rimelig grund til at antage (god tro), at oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt forhold.
Forsøg fra Studieskolens medarbejdere eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser.
Kvalitetskontrol
Whistleblowerenheden er ansvarlig for, at der én gang årligt gennemføres en systematisk kvalitetskontrol af whistleblowerordningen.
Yderligere oplysninger
Justitsministeriet har udarbejdet en vejledning for personer, der ønsker at indgive eller overvejer at indgive oplysninger som whistleblower. Vejledningen giver en overordnet beskrivelse af whistleblowerloven, herunder beskrivelser af whistleblowerordninger, indberetningsmuligheder, whistleblowerens rettigheder og beskyttelse af whistleblowere.
Vejledningen kan hentes på Justitsministeriets hjemmeside: Vejledning for whistleblowerordninger på private arbejdspladser (justitsministeriet.dk).